Auxiliar de Control de Documentos
Houston
Auxiliar de Control de Documentos
Tiempo completo • Houston
Beneficios:
- 401(k)
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Seguro médico
PROPÓSITO DEL PUESTO
Como Auxiliar de Control de Documentos en Bayport Laboratories, apoyarás la gestión diaria, organización y mantenimiento de documentos y registros de calidad de la empresa. Este puesto es responsable de garantizar que los documentos se preparen, archiven, emitan, mantengan y archiven correctamente conforme a los procedimientos establecidos de control documental y a los estándares de calidad aplicables de la FDA, GMP y internos.
El Auxiliar de Control de Documentos trabaja estrechamente con los departamentos de Calidad, Regulación, Fabricación, Operaciones y otros departamentos para mantener una documentación precisa y accesible. El candidato ideal es altamente organizado, detallista, fiable y capaz de gestionar múltiples prioridades manteniendo la confidencialidad y la precisión.
FUNCIONES ESENCIALES Y DEBERES BÁSICOS
· Control de Documentos: Asistir en la preparación, procesamiento, archivo, emisión, revisión y archivo de documentos controlados, incluyendo SOPs, instrucciones de trabajo, registros de lotes, especificaciones, formularios y otros documentos de calidad.
· Seguimiento de documentos: Mantener registros de documentos, rastreadores y bases de datos para asegurar que los documentos se enruten, revisen, aprueben, emitan y archiven correctamente.
· Control de versiones: Verificar que las versiones actuales y aprobadas de los documentos estén disponibles para su uso y ayudar a eliminar o archivar documentos obsoletos de acuerdo con los procedimientos establecidos.
· Gestión de Registros: Organizar y mantener registros y documentación de calidad para garantizar que los registros sean precisos, completos, legibles, rastreables y fácilmente accesibles.
· Presentación de documentos: Mantener sistemas de archivo electrónico y en papel y asegurarse de que los documentos se archiven según los procedimientos establecidos y los requisitos de conservación.
· Soporte en el Control de Cambios: Asistir con solicitudes de cambios de documentos, revisiones, aprobaciones y actividades de implementación. Hacer seguimiento de los cambios pendientes en documentos y hacer seguimiento según sea necesario.
· Introducción de datos: Introducir y actualizar la información de documentos y registros con precisión en sistemas electrónicos de gestión documental, hojas de cálculo, bases de datos y otros sistemas de la empresa.
· Apoyo en auditoría e inspección: Ayuda en la recuperación, organización y preparación de documentos y registros para auditorías internas, auditorías de clientes e inspecciones regulatorias.
· Registros de formación: Ayudar a mantener los registros de formación de los empleados y la documentación relacionada con los procedimientos requeridos, procedimientos operativos estándar y otros documentos controlados.
· Distribución de documentos: Ayudar con la distribución controlada de documentos aprobados a los departamentos y personal correspondientes.
· Comunicación interfuncional: Comunicarse con los departamentos de Calidad, Regulación, I&D, Fabricación, Operaciones y otros sobre el estado de los documentos, información faltante, revisiones y requisitos de registros.
· Mantenimiento del sistema: Ayudar en el mantenimiento de los sistemas electrónicos de gestión documental (EDMS), asegurando que los documentos estén correctamente organizados, accesibles y mantenidos según los procedimientos establecidos.
· Cumplimiento: Seguir los procedimientos de la empresa y las buenas prácticas de documentación (PIB), así como los requisitos aplicables de la FDA y las GMP, al gestionar documentos controlados y registros de calidad.
· Confidencialidad: Mantener la confidencialidad y seguridad de la información, de empleados, de clientes y de calidad.
· Mejora continua: Identificar oportunidades para mejorar la organización de los documentos, las prácticas de archivo, los métodos de seguimiento y los procesos administrativos.
MEDICIONES DE RENDIMIENTO
El rendimiento será evaluado durante las revisiones anuales basándose en:
· Exactitud y completitud de la documentación y los registros
· Puntualidad del procesamiento y presentación de documentos
· Cumplimiento de los procedimientos de control documental y de los requisitos de GMP aplicables
· Mantenimiento adecuado de las versiones y registros de los documentos
· Preparación para auditorías e inspecciones
· Capacidad para cumplir con plazos y prioridades establecidos
· Organización y accesibilidad de los registros
· Comunicación y capacidad de respuesta a los departamentos internos
· Fiabilidad, responsabilidad y atención al detalle demostradas
· Contribuciones a la mejora continua de los procesos de control documental
CUALIFICACIONES
· Se requiere diploma de bachillerato o equivalente.
· Se prefiere un título de asociado en Artes, Ciencias, Ciencias Aplicadas, Administración de Empresas o un campo relacionado.
· Se prefiere experiencia previa en control de documentos, gestión de registros, calidad, soporte administrativo o un entorno de fabricación regulado.
· La experiencia en cosmética, farmacéutica, alimentación, dispositivos médicos u otras industrias reguladas es un plus.
· Se prefiere comprensión básica de GMP y buenas prácticas de documentación.
· El conocimiento de los requisitos de la FDA y de las prácticas de documentación reguladas es una ventaja.
· Gran atención al detalle y precisión.
· Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
· Capacidad para priorizar y gestionar múltiples tareas y plazos.
· Capacidad para seguir los procedimientos e instrucciones establecidos de forma constante.
· Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
· Dominio de aplicaciones de Microsoft Office, incluyendo Word y Excel.
· Capacidad para aprender y utilizar eficazmente sistemas electrónicos de gestión documental y otros programas de la empresa.
Formación/Certificación:
· Se requiere diploma de bachillerato o equivalente.
· Se prefiere un título de asociado en Artes, Ciencias, Ciencias Aplicadas, Administración de Empresas o un campo relacionado.
· Se prefiere experiencia previa en control de documentos, gestión de registros, calidad, soporte administrativo o un entorno de fabricación regulado.
· La experiencia en cosmética, farmacéutica, alimentación, dispositivos médicos u otras industrias reguladas es un plus.
· Se prefiere comprensión básica de GMP y buenas prácticas de documentación.
· El conocimiento de los requisitos de la FDA y de las prácticas de documentación reguladas es una ventaja.
· Gran atención al detalle y precisión.
· Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
· Capacidad para priorizar y gestionar múltiples tareas y plazos.
· Capacidad para seguir los procedimientos e instrucciones establecidos de forma constante.
· Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
· Dominio de aplicaciones de Microsoft Office, incluyendo Word y Excel.
· Capacidad para aprender y utilizar eficazmente sistemas electrónicos de gestión documental y otros programas de la empresa.
Conocimientos requeridos:
- Comprensión básica del control documental y las prácticas de mantenimiento de registros.
- Se prefiere familiaridad con los sistemas de calidad y la documentación dentro de un entorno de fabricación.
- Conocimientos básicos de GMP y buenas prácticas de documentación.
- Comprensión de las prácticas de versionado, archivo, seguimiento y retención de documentos.
- Capacidad para seguir los procedimientos establecidos y detectar discrepancias en la documentación o información ausente.
- Comprensión básica de la integridad de los datos y la información controlada.
- Demuestra profesionalidad, responsabilidad, fiabilidad y ética de trabajo colaborativa.
- Compromiso con el crecimiento personal y profesional y el aprendizaje continuo.
Se requiere experiencia:
- Se prefieren 1–2 años de experiencia laboral relacionada en control de documentos, apoyo administrativo, calidad, gestión de registros o un entorno de fabricación regulado.
- La experiencia trabajando con documentos controlados, registros de calidad, bases de datos o sistemas de archivo electrónico es un punto a favor.
- Se prefiere la experiencia en un entorno regulado por GMP, pero no es obligatorio.
Habilidades/Capacidades:
- Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Excelente atención al detalle y precisión.
- Sólidas habilidades de archivo, documentación y gestión de registros.
- Capacidad para introducir y mantener información con precisión en sistemas electrónicos y hojas de cálculo.
- Capacidad para gestionar múltiples tareas y cumplir con plazos establecidos.
- Capacidad para mantener información confidencial y controlada.
- Buen seguimiento y capacidad para seguir los artículos pendientes.
- Capacidad para identificar errores, inconsistencias o información que falte.
- Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad para trabajar de forma independiente con la dirección adecuada y como parte de un equipo multifuncional.
- Dominio de Microsoft Word, Excel, Outlook y otras aplicaciones estándar de oficina.
- Capacidad para adaptarse a prioridades cambiantes y trabajar eficazmente en un entorno de fabricación acelerado.
Vivagancia, color y autenticidad
Bayport Laboratories está ansioso por superar los límites de la ciencia para revolucionar la belleza de una manera limpia y eficiente. Nuestras robustas tecnologías y maquinaria están equipadas para cualquier producto y las necesidades de los clientes. Nos esforzamos por estar siempre al día con los equipos más nuevos de nuestras instalaciones.
Por encima de todo, a Bayport Laboratories le apasiona nuestra misión principal: utilizar la cosmética y la belleza como método de arte, comunidad y abrazar la singularidad. Al hacerlo, priorizamos constantemente las necesidades de nuestros clientes y empleados por igual.
Bayport Laboratories se asegura de que nuestro espacio de trabajo esté lleno de mentes diversas y brillantes de todos los orígenes que contribuyen a nuestra misión. Las mejores creaciones provienen de un crisol de ideas, que implementamos a través de nuestro lugar de trabajo y la vibrante cultura de la empresa.
Nuestro equipo infunde cuidado y atención en cada cliente, asegurando que el producto final supere sus expectativas. Somos flexibles a todos y cada uno de los cambios a lo largo del proceso de desarrollo y producción. Bayport Laboratories enfatiza la atención al detalle y la paciencia cuando se trata de hacer los mejores productos cosméticos de la industria. Desde proyectos a corto plazo hasta asignaciones largas y complejas, nuestro equipo no solo está listo con vastos recursos y experiencia, sino que también está emocionado de hacer el trabajo con los mejores cosméticos como resultado.
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